Тайм-менеджмент. Управление рабочим временем для "Стройгазконсалтинга"

Центром управления персонала КГ "Арбор" при участии Павловой Елены и Мельниковой Марии 21-28 января был проведен обучающий тренинг "Тайм-менеджемент. Управление рабочим временем" для компании "Стройгазконсалтинг". Программа была разработана специально для департамента материально-технического обеспечения этой организации по результатам предварительных переговоров.

Процесс обучения проходил в группах и был строго фокусирован на навыках. В процессе чередовались информационные "вставки" ведущего (в формате презентаций), иллюстрирующего техники и методы тайм-менеджмента и отработку заданий в небольших группах. Форматы работы постоянно менялись - парная работа, работа в тройках, работа в минигруппах, индивидуальные выступления и общее обсуждение, что обеспечивало высокую динамику тренинга. Основные виды деятельности менеджеров, моделируемые упражнениями для отработки навыков тайм-менеджмента:

• Переговоры. Управлением временем в процессе переговоров. Временной хронотоп и организация встреч, захват инициативы через контроль времени, организация пространства и времени переговоров, расхождение в темпоритме, использование времени для давления на партнера, уход от манипуляций, связанных с управлением временем, тайм-менеджмент и управление состоянием в ходе переговоров, ритуалы, функция опозданий и задержек, провокация стресса с помощью прерываний встреч и противодействие этому. Корпоративная специфика управления временем: темпоритмы различных организаций (коммерческие компании, крупные корпорации, госструктуры, иностранные компании и представительства).
• Организация встреч. Договоренность о сроке встреч как фактор партнерского взаимодействия. Соблюдение и затягивание сроков встреч. Прием посетителей. Использование фактора форс-мажора и неожиданности при изменении запланированного времени. Внеплановые встречи и их особенности. Отмена договоренностей при несоблюдении сроков. Необходимость пересмотра договоренностей в случае сбоя по срокам.
• Совещания и планерки. Время докладов и обсуждений. Факторы затягивания совещаний и последствия этого.
• Коммуникация по телефону. Управляет ли человек своим временем или им управляют другие? Фотография рабочего дня: количество входящих и исходящих звонков. Отслеживание инициатора и цели звонков. Оптимальная продолжительность звонков. Звонки в рабочее и нерабочее время. Использование звонков по деловым вопросам в нерабочее время как способ манипуляции. Восстановление рабочего ритма после звонка. Многократные звонки как способ бизнес-провокации. Составление личного списка "телефонных диверсантов". Использование скайпа в деловой коммуникации (при необходимости). Приемы и техники оптимизации телефонных переговоров.
• Деловая корреспонденция. Место деловой корреспонденции в индивидуальном рабочем графике. Время, затрачиваемое на ответ на письма. Деловая корреспонденция в личное время, в период отпусков и после них. Оптимальная и допустимая скорость реакции на письма. Деловая коммуникация по смс. Оптимизация деловой корреспонденции.
• Самоорганизация и планирование. Инвентаризация времени. Оценка своей организованности. Система целей (долгосрочные, среднесрочные, текущие). Активный и реактивный тайм-менеджмент. Нерегламентированный рабочий день. Установление и удержание приоритетов. Соотношение временных затрат и получаемых результатов. Нормирование своих временных затрат (база личных нормативов). Правила делегирования: что, когда, кому и как?
• Временной цейтнот как фактор, провоцирующий стресс. Анализ типового рабочего дня. Основные факторы стресса. Индивидуальные паттерны реагирования на стресс. Изменение состояния в условиях временного прессинга (снижение критичности, подверженность манипуляциям). Индивидуальный ритм работоспособности. Техники удержания состояний и релаксации.